Todos nós entendemos a importância das boas "as habilidades das pessoas" quando se trata de nossa comunicação interpessoal - isso nos ajuda a obter os resultados que precisamos. Nossa comunicação determina as demais têm opinião de nós - conscientes ou ignorantes, agradável ou rude, profissional ou imaturo. Na maioria das vezes isto é, em face a face ou conversas telefônicas em que temos algum controle sobre a impressão que causa nos outros.
Quando se trata de netiquette (etiqueta da rede), não é tão fácil de controlar como os outros nos vêem, e ainda assim é ainda mais importante. Por quê? Porque o que você escreve e como você usa e-mail podem afetar se seu e-mail seja entregue, ler ou responderam - e que essa resposta é! Além disso, existem inúmeras "armadilhas tecnologia" que são fáceis de cair. Você já viu alguém acidentalmente mandar uma resposta irritada ou sensível a um grupo enorme de pessoas usando o "Responder a Todos" chave?
E antes que você diga a si mesmo "Eu já sei" e parar de ler este artigo, percebe que cada um de nós poderiam se beneficiar de alguns lembretes simples sobre o uso correto do e-mail, e não apenas do ponto de vista pessoal, mas também do ponto de vista de negócios . Se você está fazendo negócios na internet - e usando e-mail para se comunicar com seus clientes - em seguida, este artigo é uma leitura obrigatória para você! Você já deve saber muitas destas dicas, mas até o usuário mais experiente irá encontrar algumas regras que não estavam conscientes ou não ter o hábito de quebrar.
Pensar, escrever e pensar novamente.
Email é estático, canal de mão única - ao contrário de comunicação ao vivo, não há nenhuma maneira de obter um feedback imediato (a partir de expressões faciais ou respostas de voz) para saber se estamos sendo eficazes ou mesmo compreendido. Então, pense duas vezes antes de bater a tecla enviar. Existe alguma chance de que o destinatário pode interpretar mal o que você quer que eles entendem? Será que seus pensamentos vêm transversalmente como abrupta ou com raiva? Poderia este e-mail acidentalmente afectar a sua reputação? A palavra escrita às pressas pode sentimentos e falta a verdadeira emoção que você deseja. Você pode estar sorrindo enquanto você digita, mas a nota pode vir transversalmente como sarcástico ou mesquinho. Lembre-se - há uma pessoa na outra extremidade, não apenas um computador.
Use uma linha significativa assunto.
Esta é a primeira coisa que o leitor verá, portanto, use o espaço para ajudá-los a entender o conteúdo do e-mail antes mesmo de abri-lo. Usando a mesma regra do tipo, sobretudo em um assunto que se relaciona com a mensagem que estamos enviando, em vez de deixar o assunto em branco. Sem uma linha de assunto a sua nota provavelmente será visto como mais um pedaço de lixo - nem todo mundo vai reconhecer que você é apenas a partir do seu endereço de email. Muitos provedores de Internet (ISP's) filtrar e-mail olhando desconfiado, e um assunto em branco é uma grande bandeira vermelha. Além disso, tente evitar palavras genéricas como "Oi" ou "Veja isto" para evitar que o spam destinatários ou software antivírus apagar a sua mensagem!
O começo eo fim.
Utilize sempre uma saudação, mesmo que seja curto. Inicie sua mensagem com "Olá", ou "Olá", ou "Querido", que funciona melhor para o seu destinatário, e tudo o que reflete sua personalidade. Pense nisso: quando você ligar para alguém no telefone, você não diz "Olá", antes de lhes dizer o que você quer? mensagens de e-mail não deve ser diferente. No mínimo, o endereço de email para a pessoa.
Não se esqueça do final de sua mensagem também! Sempre assine suas mensagens com seu nome, e dizer "Obrigado", ou "Atenciosamente", ou algo mais apropriado. Você pode até configurar uma assinatura no seu programa de e-mail que irá automaticamente exibir suas informações no final de cada mensagem de e-mail que você enviar. Para indicações, utilizar os programas de e-mail arquivo de ajuda e fazer uma busca por assinatura.
Proteger a identidade do destinatário - use "Para:", "CC:" e "BC:" corretamente.
Existem algumas regras de netiqueta simples para usar os campos de endereço e-mail.
Se o seu e-mail está sendo enviado para uma só pessoa ou endereço de e-mail, coloque-o no campo "Para:" campo. Esta deve ser a pessoa que é responsável por enviar uma resposta.
Quando o seu e-mail está sendo enviado para mais de uma pessoa e todos os destinatários realmente precisa saber quem está recebendo, colocar todos os endereços no "CC:" campo.
Por e-mail enviado para vários destinatários que não têm nenhuma razão real para saber os nomes e endereços de e-mail de todos os outros aos quais ele está sendo enviado, coloque todos os endereços em "BCC:" campo.
(Alguns softwares de e-mail exige pelo menos um endereço a ser colocado no campo "Para:". Campo Coloque o seu endereço de e-mail no campo "Para:". Secção se tal for necessário)
Por padrão, nem todo programa de e-mail tem o campo BCC disponíveis para visualização. Se você não consegue ver o campo Cco em seu programa, seus programas de seleção de arquivo para ajudar as direções.
Dê a memória de uma mão amiga.
Ao responder e-mails, incluir uma cópia das notas antes que você tenha negociado com a pessoa sobre o assunto, não basta enviar um novo. Eu possa receber 50 e-mails por dia que necessitam de uma resposta e nem sempre é possível lembrar de cada "conversa" única com cada pessoa. Por favor, não faça o seu leitor de ir à procura através da sua pasta de "itens enviados", ou e-mail 'lixeira' para refrescar sua memória!
Use a "Confirmação de Leitura" com moderação.
Em alguns casos, é crucial para ambas as partes sabem que uma mensagem foi recebida. No entanto, as atividades normais do dia-a-dia que você não deve pedir um recibo de leitura para cada mensagem que enviar. É chato para o beneficiário a ter de clicar em pop-up caixa de cada vez que começa o seu e-mail. E é uma invasão de privacidade. Não se esqueça - só porque eles têm recebido, isso não significa necessariamente que tenham lido, de modo a receber um recibo de leitura na verdade não prova nada além de que a mensagem foi recebida. E, para comunicações do dia a dia, é realmente necessário?
URGENTE!
O menino que gritou lobo. Não envie todas as mensagens como urgente, ou urgentes. Se seus destinatários manter receber mensagens marcadas dessa forma, então, eventualmente, o ponto de exclamação vermelho perde a sua eficácia - exceto para reforçar o quão importante você pensa que é. Reserve estas mensagens para aqueles que são de extrema importância!
Evitar formatação especial.
Para que sua mensagem do dia-a-dia, não usar fundos coloridos e-mail, fontes coloridas, fontes especiais, imagens ou outro tipo de "bonito" de formatação de suas mensagens. Mantê-los limpos - isto torna mais fácil para o destinatário a ler e responder. É melhor enviar mensagens em texto simples para garantir que todos serão capazes de lê-los, pois nem todos tem o seu e-mail configurado para receber e-mails em html. Você ficaria surpreso com o quão ruim a sua nota pode parecer para quem vê os seus e-mails em um dispositivo portátil ou um computador mais antigo. Ao manter seus e-mails limpa, que também irá carregar muito mais rápido para o destinatário!
Não grite!
Se você digitar em letras maiúsculas, o leitor vai ver isso como gritar, ou eles vão pensar que você só estava com preguiça de usar a formatação de texto adequado. Também é difícil para os olhos - você sabia que ele leva mais tempo para ler algo escrito em todos os tampões que ele faz para ler algo que está formatado corretamente?
A prova, verificação ortográfica, formatação e utilização adequada.
escrita pobres são um reflexo direto em você! E o leitor não esquece a pessoa que escreve uma mensagem indecifrável. A verificação ortográfica vai impedir a maioria das palavras com erros ortográficos, mas você deve sempre à prova o seu e-mail, caso você tenha escrito a palavra incorreta (que foi escrito corretamente). Por mês exemplo, e traça, e onde foram, todos parecem corretas para um programa de verificação ortográfica. Uso adequado de capitalização, pontuação e formatação. Quebre seus parágrafos quando o assunto muda, ou se torne muito longa. Não usar a formatação excessiva (muito ousada, pontos de exclamação e muitos pontos de interrogação, etc) muito de nada vai fazer sua mensagem mais difícil de ler. Você quer fazer a sua mensagem facilmente legível, bem como compreensível. Reveja, para garantir que fazem sentido, e nunca assumem o leitor sabe o que quer dizer, sempre claro para eles. O tempo necessário para verificar a prova e magia é mínima em comparação com a impressão duradoura que você vai fazer se você não tomar o tempo.
Aproveite o tempo para enviar uma resposta.
Mesmo quando os e-mails para alguém que você algo que não precisa de uma resposta direta, acompanhar com eles em tempo hábil para deixá-los saber que você recebeu sua mensagem. É incrível como muitas vezes as pessoas vão pedir conselhos, e nem sequer responder com um pequeno "obrigado" ao receber sua resposta. Uma mensagem simples, informando o remetente é suficiente. E isso permite que eles saibam que você o recebeu, que não apenas ficar preso em algum lugar no ciberespaço.
Se eles não tivessem pedido, não o envie!
Não importa o que você acha que pode ser aceitável, não é possível enviar e-mail a alguém sobre seu produto / serviço sem sua permissão. A menos que solicitar que você envie um e-mail, ou você já fez negócio com eles, então é ilegal enviar um e-mail, ponto final. Qualquer destinatário pode facilmente transmitir o seu e-mail para seu provedor e denunciá-lo para o envio de mensagens não solicitadas de e-mail (SPAM).
Este relatório deverá resultar na remoção imediata de todos os seus sites / e-mail da maioria dos servidores. Você, então, juntar-se uma lista de "remetentes proibida", significando que os servidores não permitiria que qualquer mensagem anexada ao seu nome de domínio a ser recebido pelos seus clientes - as pessoas que você está enviando sua mensagem.
Você pode estar pensando, "mas eu recebo e-mails todos os dias sobre os produtos / serviços que eu não tinha pedido informações sobre." Envio de mensagens não solicitadas de e-mail (SPAM), é uma espécie de excesso de velocidade. Lote de pessoas fazem isso, mas é contra a lei, e não importa quanto tempo você pode começar afastado com ele, você é obrigado a ser apanhado!
Compressa, compressa, compressa!
Se você estiver enviando um email com vários anexos grandes, muitas vezes é melhor para enviá-los em alguns e-mails separados, de modo que você não enviar um documento que é grande demais para sequer abrir. Ou, você pode tentar comprimir as suas mensagens em um arquivo zipado. Ela não reduz o tamanho das imagens ou imagens muito, mas ele funciona muito bem para a planilha de texto e arquivos de programa. Isso é muito fácil de fazer, e fará o seu tamanho muito menor, e tornar o destinatário muito feliz. Confira www.winzip.com (para aqueles no PC).
Hoaxes como dicas úteis.
Se parece bom demais para ser verdade, provavelmente é. Não encaminhar tudo o que é enviado a você. Nós todos vimos eles - os e-mails da corrente-letra essa promessa se frente a um número x de pessoas que você vai receber, ou você vai ganhar alguma coisa, ou você vai ser feliz para sempre. É tudo uma farsa, uma farsa, eo resultado é só um grande número de transmissões e-mail que os servidores abrandar em todo o país. Se você receber um desses e-mails de um amigo, a resposta para eles (de uma forma muito agradável) e explicar-lhes por que isso não é verdade, ou pedir-lhes para parar de encaminhá-los para você.
Virus, ou conselho de vírus?
Muitos vírus se espalham por e-mail disfarçados de avisos sobre - um vírus! Se alguém lhe envia um aviso de vírus, que normalmente contém instruções para remover um vírus de computador ... google.com para verificar que o vírus antes de qualquer coisa. As possibilidades são, também é uma farsa, e se você remover o arquivo "ruim" do seu computador, você está realmente necessário remover um componente crucial para o seu sistema!
Uau, isso foi um monte de informações para tomar ao mesmo tempo, mas eu o parabenizo por furá-lo para fora e ler todo o artigo. Por favor, compartilhe com sua família, amigos e colegas.
