Um vídeo de sucesso ou de uma conferência web pode realmente dar um impulso à sua organização. Online conferência está conectando pessoas de uma maneira que não era possível na era pré-internet. No entanto, como uma poderosa ferramenta de conferência online é, funciona melhor quando você prepara suas conferências corretamente. Aqui estão alguns passos que você pode tomar para ajudar a garantir que o seu próximo vídeo ou conferência pela Web é um grande sucesso.
1. Certifique-se de cada um dos participantes tem largura de banda suficiente na posição dele ou dela.
Não há nada mais frustrante do que tentar assistir a um vídeo on-line quando você simplesmente não tem banda suficiente para conseguir tudo isso. Se o participante não tem banda suficiente, haverá atrasos latência e ele ou ela não será capaz de desfrutar da experiência ou a participar de forma adequada. A quantidade de largura de banda necessária varia de sistema para sistema e também de acordo com quais recursos você irá utilizar durante a conferência. Recursos como a tela de vídeo, áudio e compartilhamento de aplicativos têm requisitos diferentes. Verifique com seu fornecedor ou o fornecedor para saber quais são os requisitos mínimos de largura de banda, e em seguida, certifique-se de cada um dos seus locais de fato tem largura de banda suficiente.
2. Teste o seu web câmeras para ver que eles estão funcionando corretamente.
Se o vídeo vai estar envolvido em qualquer das localizações, certifique-se que a localização testou sua câmera para garantir que tudo está funcionando satisfatoriamente. Idealmente, todas as câmeras devem ser testados a partir do sistema de videoconferência ou web que você estará usando. Uma câmera que está funcionando bem em uma aplicação pode funcionar de forma diferente dentro de outro sistema. Verifique com antecedência para que você não terá nenhuma surpresa no dia de sua conferência.
3. Verifique se o seu equipamento de som de antecedência.
Se VoIP (áudio) vai ser usado dentro da própria reunião, certifique-se que todas as pessoas têm as ferramentas necessárias, se essas ferramentas são microfones, fones de ouvido e alto-falantes.
4. Fonte de seus participantes com informações de acesso adequado antes da conferência.
Se o áudio será feita através de uma chamada de conferência de áudio, certifique-se de todas as pessoas têm o número de acesso para discar e os PIN (Personal Identification Number), eles terão de alcançar a chamada.
5. Realizar uma "tentativa de execução" da sua apresentação antes da data da conferência.
Os apresentadores ou os líderes da conferência devem praticar com antecedência. Se uma apresentação estarão envolvidos, certifique-se que quem vai apresentar todo o material testou essa parte do vídeo ou o sistema de web conferência. A apresentação que está a ser utilizado deve ser demonstrada para outro partido antes da data da reunião propriamente dita.
6. Forneça as informações de acesso web para os participantes com antecedência da reunião.
Certifique-se de que todos os participantes saibam como acessar o vídeo e web "sala de conferência". Enviar um e-mail "link" para cada participante com bastante antecedência da reunião para que eles serão capazes de acessar facilmente a reunião quando o dia e hora adequadas chegou.
7. Receba o treinamento tanto quanto você pode no sistema de vídeo-conferência ou web que você estará usando.
O anfitrião deve ser muito familiar e confortável com o vídeo ou o sistema de conferência via Web que vão usar. Se o treinamento é oferecido pelo seu fornecedor ou prestador, então aproveite isso para ficar mais familiarizado com o sistema. A familiaridade com o sistema vai ajudar você a organizar uma reunião ou conferência impecável.
8. Realizar uma reunião de teste antes do grande evento.
O mais importante! Realizar uma reunião de teste ou dois antes do dia da reunião do "grande". Testes vão ajudá-lo a evitar surpresas desagradáveis o maior número possível antes de reunir todos os seus participantes. Uma reunião livre de problemas técnicos que ir muito longe para ajudar você a atingir os objectivos da sua conferência.
A chave para uma conferência de sucesso on-line, seja ela uma web conferência, uma conferência de vídeo ou uma combinação dos dois, é a preparação, elaboração e preparação. Quanto mais você se prepara e quanto mais você pratica, melhor suas reuniões online será.
